Niemand houdt van te veel betalen. En al helemaal niemand houdt van onnodig betalen. Toch komt het regelmatig voor. 1 halen, 2 betalen. We hebben het over dubbele facturen. In dit artikel bieden we je een aantal praktische tips over het voorkomen en afhandelen van dubbele facturen

Hoe voorkom je dubbele facturen?

Helemaal voorkomen kun je dubbele facturen niet. Toch zijn er wel dingen die je kunt doen om de kans op dubbele facturen zo klein mogelijk te maken. We geven je zes tips.

Tip 1. Gebruik één centrale mailbox waar leveranciers hun facturen naartoe kunnen sturen. Informeer niet alleen je leveranciers hierover, maar ook je medewerkers. Verzoek je medewerkers om in die gevallen dat zij een factuur ontvangen, de leverancier te informeren dat de factuur naar de centrale facturen-mailbox gestuurd moet worden. Voorkom dat medewerkers die een factuur (al dan niet in cc) ontvangen de factuur intern (nogmaals) indienen.

Tip 2. Registreer binnengekomen facturen zorgvuldig en zorg dat de geregistreerde informatie beschikbaar is voor budgethouders. Op die manier kunnen zij informatie uit de factuur nakijken, zonder dat de factuur (opnieuw) naar hen gestuurd hoeft te worden.

Tip 3. Betaal op tijd. Leveranciers die niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald worden, gaan daarover mailen. Als bijlage bij die mail voegen zij dan vaak de oorspronkelijke factuur bij. Hoe vaker dezelfde facturen naar je organisatie verstuurd worden, hoe groter de kans is dat er een dubbele factuur doorheen glipt.

Tip 4. Wees vooraf duidelijk welke eisen je organisatie stelt aan de facturen. Zorg dat leveranciers op tijd de juiste inkoopordernummers en dergelijke ontvangen. Doe je dit niet, dan krijg je gevallen waarbij de leverancier bijvoorbeeld in de oorspronkelijke factuur geen (of het verkeerde) inkoopordernummer heeft opgenomen en vervolgens een aangepaste factuur stuurt. Natuurlijk kun je in dat soort gevallen voor de onjuiste factuur een creditnota opvragen, maar er is altijd een kans dat de creditnota niet ontvangen of verkeerd gematcht wordt.

Tip 5. Controleer regelmatig op dubbele facturen (www.wijcontrolerenjedata.nl). Heb je geen grip op je dubbele facturen, dan kan dat fraude in de hand werken, met als gevolg nog veel meer dubbele facturen. Er is een (kleine?) groep leveranciers die de uitbetaling van een dubbele factuur zal zien als een kans om vaker dubbele facturen betaald te krijgen.

Tip 6. Als je controleert op dubbele facturen, doe dat dan voor de betaalrun. Zo voorkom je arbeidsintensieve herstelwerkzaamheden achteraf.

Wat moet je doen bij een dubbele factuur?

Is er ondanks de tips hierboven toch een dubbele factuur gevonden? Dan is het tijd voor actie. In acht stappen vertellen we je wat je moet doen bij een gevonden dubbele factuur.

Stap 1: Controleer of de dubbele factuur inderdaad dubbel is. Dubbele facturen worden vaak opgespoord aan de hand van algoritmes. Daarbij kan het voor komen dat een factuur die dubbel lijkt, dat feitelijk niet is.

Stap 2: Controleer of de dubbele factuur al betaald is. Zo niet, zet dan meteen een betaalblokkade op de factuur.

Stap 3: Verzamel bewijs. Maak bijvoorbeeld een schermafdruk van de dubbele betaling (als er al is betaald) en van beide facturen.

Stap 4: Informeer zo snel mogelijk de leverancier. Vraag om een creditnota en verzoek (als er al betaald is) om het dubbel betaalde bedrag per ommegaande terug te boeken.

Stap 5: Wordt het bedrag niet teruggeboekt? Verreken dan het bedrag met nog openstaande andere facturen van die leverancier.

Stap 6: Zijn er geen andere openstaande facturen van de leverancier? Overweeg dan een incasso-traject te starten (afhankelijk van de hoogte van de dubbele betaling).

Stap 7: Onderzoek hoe de dubbele factuur heeft kunnen ontstaan en hoe deze in de toekomst voorkomen kan worden.

Stap 8: Controleer je administratie zekerheidshalve op meer dubbele facturen van de leverancier in kwestie.

Kun je alle dubbele facturen voorkomen?

Ga je nooit meer dubbel betalen als je je houdt aan de bovenstaande tips? Het eerlijke antwoord? Nee. Zelfs als je alles op orde hebt, ga je dubbele facturen over het hoofd zien. Je gaat je organisatie wel (veel) geld besparen. Zeker als je je administratie regelmatig (geautomatiseerd) controleert op dubbele facturen (lees hier meer over hoe je dat doet). Bijkomend voordeel is dat je een steeds beter inzicht krijgt in je crediteurenproces en je crediteurenproces steeds efficiënter wordt. Zijn ze toch nog ergens goed voor...